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伍強精品課堂:物流集成設備的招標文件起草

作者:尹軍琪 時間:2022/05/23 來源:伍強智能科技

        編者按:尹軍琪專著《現代物流系統集成-方法、實踐與思辨》一書自出版以來,受到行業內的廣泛關注,在短短數月間,已進行3次重印。本微信號授權轉載部分內容,歡迎讀者下載保存。


        01 概述

        招標文件的起草和招標評審是非常重要的工作,也是考驗各方技術水平的關鍵內容之一。招標在很大程度上決定了項目的成敗,因為如果沒有選擇合格的供應商,要高質量完成項目是不可能的。

        事實上,招標文件的起草和招標評審并不是非常困難的事,有些甚至是程序化的工作,但即使這樣,很多人對此并不熟悉。

        作為一個物流系統集成商,當然需要了解招標標的物的詳細內容和技術要求,要確認投標人是否具備提供合格產品和服務的能力,這是基本要求。

        如果不了解產品的基本參數和技術指標,要完成標書的起草是困難的。物流產品種類繁多,加上使用場合不同,要求很難簡單確定。這為招標書的起草和評審增加了難度。在這方面,很多行業內的專家也常常犯錯誤。

        一項非標系統的招標,很難對系統的每個細節準確描述,因此,強調系統的完整性很重要。完整性的要求是有專業定義和約束的,有時無須對每一個細節進行過多的闡述,有的用戶不明白其中道理,要求標書特別詳細,其實結果會適得其反。

        招標文件簡單分為技術部分和商務部分,其中商務部分有成熟的范本可供參考,本篇僅就技術部分進行討論。

        02 基本要素

        招標文件技術部分的基本要素包括以下幾個方面。

        項目介紹:要對項目進行簡單介紹,讓投標人有一個基本了解。在項目介紹中,如果有必要的話,應說明地理條件、地震設防等級以及天氣、水文等環境條件,作為物流中心的招標,有時環境因素非常重要。

        招標范圍:招標貨物的具體范圍。一般應以列表方式, 詳細列出設備清單。招標范圍特別忌諱模棱兩可或出現歧義。對于詳細程度,不同標的物的招標文件是不同的,如果屬于標準產品,則以細為宜,如貨架、托盤、叉車的招標,應要求明確細致;如果是非標產品,尤其是有改進和細化要求的招標,則不宜過細,如輸送系統等。當然,招標重點在于可比性,因此不鼓勵對標的進行大的改動。對于軟件招標,更多的應強調業務范圍和應達到的技術指標。而作為一項設計方案的招標,可能限制就要少很多,只對宏觀的數據指標比較重視。

        技術要求:技術要求是技術文件的重要組成部分。技術要求要有一定的代表性和適應性。要避免對細節過于詳細的描述而出現明顯的傾向性,因為這是招標相關法律法規所不允許的。除非采用定向采購或單一來源采購, 否則,在招標文件中規定整機型號是不允許的,行業中廣泛采用的關鍵零部件則不受此限制,如電機和減速器,對于行業中廣泛采用的設備,則不受此限制。在技術要求中,尤其要明確設備或系統的性能指標。為了說明系統的性能,有時需要對系統流程進行清晰的描述。有些客戶由于不明就里,對于技術指標提出過高的要求,這是非常不利的,作為集成商,應及時勸說客戶,耐心解釋。

       驗收標準:項目的驗收標準。主要有兩個,其一是國家和行業標準,其二是合同要求。

       工期要求:每個項目都有工期要求,很多實際案例中,工期往往比較緊張,甚至出現不合情理的情況,這對投標人是不利的,對于整個工程的順利完成也不利。提出合適的工期要求是比較可取的。

       售后服務承諾:這是容易忽視的地方。其實招標文件的目的是控制成本、質量和工期,而售后服務(包括備品備件)是構成成本的關鍵內容之一,卻往往被忽視。因此對售后服務做出詳細承諾是必要的,并且應作為重要的評分依據。

       培訓要求:主要是對培訓時間、人員、課程以及所需達到的目標做出承諾。這也是整個項目實施的重要組成部分。

       03 系統一致性問題

       一致性是指整個項目在設計指標的要求方面要一致,才能使投標價格變得合理。否則,會推高投標價格,并且會降低系統的性能。很多情況下,設計者和用戶關注的往往是單一的技術指標, 如單一速度, 但對整體性能缺乏必要的了解,就會提出許多非理性的要求,不僅給投標人造成困惑,還會造成浪費。如自動化立體庫系統(AS/RS),最關鍵的指標應是系統處理能力和穩定性指標,但有時客戶只對堆垛機的行走速度這一項指標提出很高的要求,甚至忽視整個系統的綜合能力,不能不說是舍本逐末;又比如高速分揀設備,不僅要強調分揀機分揀能力,也要考慮供包線的能力與之匹配。有些招標文件僅僅強調一個方面而忽視其他相關方面,有的甚至僅要求分揀機運行速度,殊不知分揀速度越快可能會對系統產生負面影響,如系統的穩定性、噪聲、使用壽命等。

        對于一個物流系統來說,以下幾方面應保持一致。

        收貨指標、庫存指標、發貨指標、平均庫存周轉天數:這4個參數具有一定的關聯性,在設計中要特別注意。收貨指標描述了每天貨物流入的量,發貨指標描述的是每天貨物流出的量,在一定時間點的庫存則描述了當前的庫存量,據此可以計算出貨物的平均周轉天數。一般情況下, 收貨與發貨在一定時間內應該是平衡的,庫存周轉天數則要求與行業的平均水平相一致, 當然也有例外的情況。

       物流系統各環節間的物流量:如收貨環節的托盤數和周轉箱數、發貨環節的托盤數和件數、包裝系統中的物流量、包裝臺數量等都應保持一致性。

       設備能力的匹配:設備能力與物流量要有匹配性,維持在一定范圍。設備利用率過低,會造成浪費,反之,將達不到設計要求。設備能力匹配的重要性尤其體現在立體庫的堆垛機與輸送系統的匹配、輸送機主線和支線的匹配、分揀機與合流輸送機統的匹配、包裝臺與設計能力的匹配等。對于系統來說,有很多主要指標,但總體設計指標滿足要求是最主要的,僅僅追求單個設備指標是沒有意義的。

       對于一個子系統,如一個自動化立體庫,對外來說,其技術指標要保證總體關于入庫和出庫的能力匹配,對內來說,貨位數、輸送機、堆垛機等也要有一致性。如果不能保持一致就會造成浪費,即使是特殊情況也是如此。

一致性的問題還有很多, 如物流門的尺寸、電梯的尺寸和額定荷載等,這里不一列舉。 重要的是,讓投標人明白所需要的東西是什么、供貨范圍是什么、基本參數是什么,以及為什么如此等,非常重要。

      04 完整性要求

       完整性要求是招標文件非常重要的內容。一般情況下, 招標文件無法窮舉所有設備和要求,也無法對一個系統進行完整細致的描述,尤其是輔助物和關聯設備,很容易形成遺漏,如安全防護裝置、跨梯、樓梯、欄桿等。這些設備的數量本來就有一定的隨意性,因此,在投標時,最好的辦法是提出完整性的要求。

        作為系統組成部分的一臺設備或一個子系統,它應是完整的。如在描述一臺叉車時,有時并不會對輪胎數量進行具體描述,但輪胎是作為叉車不可或缺的一部分存在的,購買叉車時,并不要為輪胎單獨付費,除非需要額外增加輪胎的數量。對于非標設備,應該明確其完整性,如堆垛機的安全裝置、軌道、供電系統、控制系統等,這是在行業中約定俗成的。

        作為一個系統,其完整性更應該保證,如AS/RS。有些投標人會利用招標文件的漏洞將沒有明示但作為完整性要求又必須包括的內容故意遺漏,從而獲得較好的價格,一旦中標, 又提出追加遺漏的東西,使招標人蒙受損失。這樣的例子是很多的。

        當然,對一個系統進行設計和招標采購,集成商自身要明白完整性的含義,本身不能有大的遺漏。最好的辦法是理出清單,并一一核對。 一方面不要出現項目的遺漏,另一方面是一個項目下設備的基本數量不能錯誤。以前曾有過遺漏托盤而使預算出現大問題的情形,導致項目最終無法投入使用,造成重大 損失。

        有時采用其他辦法(如圖紙)進行完整性約定也是一個好的辦法。 如貨架招標中,其數量是按照圖紙要求進行就比清點數量更準確一些, 也容易說清楚。

        05 評分方法

        關于評分方法有很多版本可以借鑒,但好壞因人而異。本篇認為招標文件的宗旨是找到合適的產品供應商,所以評分方法也要為這個目標服務。

        評分分為兩個部分:商務部分和技術部分。一般情況下, 技術部分50% ~ 60%比較適宜,但也有些標準產品的招標特別注重商務部分,技術部分只占40%甚至更低。

        商務部分的評分主要是價格部分的評分,當然也會關注企業規模、信用等級等。從過去的經驗看,采用最低價最高分的方法是不可取的,采用加權平均價最高分的方式比較好。加權平均價一般的計算方式是以有效報價平均值95%~98%為基礎價格,對偏離基礎價的有效報價都應該扣分。這一方法的優點是在一定程度上避免了惡性競爭、避免惡意報價等問題。除非特別大的招標項目,否則對企業規模進行打分都是沒有意義的,因為企業規模作為評價指標往往會出現判斷上的偏差,即專業性往往比企業規模更為重要。

        技術部分的評標有很多項指標,如對項目的理解、完整性、創新性、方案的優劣、技術指標、關鍵設備和技術的先進性、設備成熟度、培訓內容、售后服務措施、團隊構成以及生產能力等。猛一看,這些指標都很重要,關鍵是如何從這些指標中理出頭緒,找到符合本次招標的關鍵因素。不要讓次要指標改變了評標結果,這是非常關鍵的一點。

        不同的產品,其技術評價關鍵指標是不同的。以下的內容在大部分情況下可以作為參考。

        設計類評標:主要是理解力、技術方案和團隊經驗,其他都是次要的。

        集成類評標:主要是理解力、 方案、前瞻性、成功經驗、團隊等。

        貨架及托盤產品:主要是產品的成熟度、生產能力、安裝能力(貨架)等。

        堆垛機:技術指標、成熟度、產品構成、售后服務是關鍵。

        輸送機:技術指標、成熟度、產品構應、售后服務是關鍵。

        軟件產品:理解能力、成熟度(針對性)、團隊經驗、服務等是關鍵。.

        叉車:產品的技術指標、成熟度、服務網點是關鍵。

        倉庫門:產品的技術指標、成熟度、服服務網點是關鍵。

        需要指出的,對于有些關健指標的缺失應一票否決,而對于次要指標,盡可能不要讓其干擾評分結果。

        06 其他

        質量、工期、價格,這三者是招標文件的重點。關于價格,要關注的不僅是設備本身的價格,還要看其運營成本、付款方式對資金成本變化、使用壽命、維護費用等的影響,而這幾方面往往容易忽視。

        有時專家們過于相信投標人的承諾,但如果僅僅憑借投標文件是很難取得預期結果的。

        工期就是一個很有意思的例子,有誰能不接受招標人要求的工期呢?但真的能夠按時完成嗎?這時,考察一下投標人的生產能力、過往業績、團隊能力以及財務能力是非常必要的,而不僅僅停留在確認其承諾。尤其對于大型工程,工期比較緊的時候更是如此。

        產品質量的判斷通常是比較困難的。除非有成熟的樣品(通過實踐參觀證明)和廣泛的用戶,否則無法得到驗證。標準產品往往比較好評價,如叉車就是一個很好的例子。而對于像WMS、分揀機這一類產品, 有時很難分辨其優劣,自然就做不出恰當的評價,這時唯一可以說服評委的應該是應用案例。

        重要的產品應設置準人門檻,這是未來長期的售后服務所要求的。在這方面企業最好不要做第一個吃螃蟹的。在多年的評標過程中。一般更傾向于采用成熱且專業的產品,因為這樣的產品符合用戶的長期利益。但有時也不得不承認,很多新產品的確具有很強大的生命力,對這類產品,應該鼓勵,而不應該扼殺。

(注:本文發表于2016年第22期《物流技術》雜志,有部分修改)

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